Politica de confidențialitate
1. Operator de date
Platforma Lex Vigilans este operată de THE YELLOW PENCIL COMPANY SRL, persoană juridică română cu sediul social în Ponor nr. 21, Dumbrăvița, jud. Timiș, 307160, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J35/2779/2021, cod unic de înregistrare 44571645, neplătitor de TVA, în calitate de operator al datelor cu caracter personal în sensul GDPR.
Pentru orice cerere privind datele dvs. sau exercitarea drepturilor GDPR, contactați-ne la: office@lexvigilans.com
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO) obligatoriu în sensul art. 37 GDPR; adresa de mai sus este punctul unic de contact pentru toate solicitările legate de date.
2. Datele pe care le colectăm
Colectăm exclusiv datele necesare furnizării serviciului și respectării obligațiilor legale:
- Adresa de email — identificator de cont, folosit pentru autentificare și pentru comunicări legate de serviciu (confirmare cont, notificări, anunțuri privind modificări materiale ale termenilor).
- Parola — stocată exclusiv sub formă de hash criptografic (bcrypt); nu stocăm parola în clar. Niciun angajat sau sistem nu poate accesa parola dvs.
- Numele afișat (display name) — opțional, furnizat de utilizator, folosit exclusiv pentru personalizarea interfeței.
- Preferințele de limbă — română sau engleză, pentru adaptarea interfeței și a răspunsurilor asistentului.
- Istoricul conversațiilor — interogările introduse în asistentul AI și răspunsurile generate, stocate pentru a permite continuitatea sesiunii și pentru auditarea calității serviciului.
- Preferințe marketing — dacă ați optat pentru comunicări opționale (newsletter, anunțuri de funcționalități noi).
- Date tehnice minimale — adresa IP (sau un hash al acesteia), tipul de browser (user-agent), timestamp-urile cererilor — pentru securitate, prevenirea abuzului și jurnale de audit. Retenție scurtă (v. §5).
- Întrebările adresate pe pagina de informare juridică (/intreaba, accesibilă numai dintr-un cont cu adresă de e-mail confirmată) — fiecare întrebare este asociată contului dvs. Pentru întrebările la care se generează un răspuns (inclusiv un refuz), textul integral al întrebării și al răspunsului este păstrat temporar, pentru controlul calității și prevenirea abuzului. Pentru fiecare întrebare trimisă, inclusiv pentru cele oprite de limita lunară, jurnalul de audit înregistrează, asociate contului, primele 120 de caractere ale întrebării și o amprentă criptografică (hash) a textului ei, care permite recunoașterea întrebărilor repetate; pentru răspunsurile generate, jurnalul reține și date tehnice despre generarea lor (pasajele din corpus folosite, sursele citate, rezultatul verificărilor automate și, dacă răspunsul a fost regenerat, prima lui variantă). Limita lunară de întrebări gratuite este aplicată prin contoare legate de cont și de adresa IP de la care sunt trimise întrebările. Duratele de păstrare sunt indicate în §5.
- Documentele încărcate în dosare — din fișierul încărcat (PDF, Word sau text) păstrăm numai textul extras; fișierul nu este stocat. La analiza unui dosar, textul extras sau fragmente din el sunt transmise subprocesorilor din §4: Anthropic PBC, pentru generarea analizei, iar OpenAI Inc. și Cohere Inc., ca parte a interogării de căutare. Durata de păstrare este indicată în §5.
Ce NU colectăm: nu colectăm date cu privire la identitatea judecătorilor sau a altor participanți la proceduri judiciare. Nu solicităm și nu trebuie să primim date despre instanțe sau judecători ca intrare în modelele noastre de limbaj. Nu colectăm date medicale sau alte categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR.
3. Cum folosim datele (temei juridic)
Prelucrăm datele dvs. în baza următoarelor temeiuri juridice GDPR:
- Executarea contractului — art. 6(1)(b) GDPR: livrarea serviciului de cercetare juridică (căutare în corpus, asistent AI, dosare didactice), gestionarea contului și a autentificării.
- Interes legitim — art. 6(1)(f) GDPR: securitatea platformei, prevenirea abuzului și a accesului neautorizat, detectarea tentativelor de fraudă, controlul calității răspunsurilor (inclusiv verificarea de către administratori a întrebărilor și răspunsurilor păstrate temporar, v. §5), îmbunătățirea calității sintezei pe baza feedback-ului agregat și anonim.
- Obligație legală — art. 6(1)(c) GDPR: păstrarea jurnalelor de audit pentru obligații de conformitate și, acolo unde este cazul, pentru obligații fiscale.
- Consimțământ — art. 6(1)(a) GDPR: pentru comunicări de marketing opționale (newsletter, anunțuri de funcționalități noi), dacă și când veți opta explicit. Consimțământul poate fi retras oricând.
4. Cu cine partajăm datele
Nu vindem și nu cedăm datele dvs. unor terți în scop publicitar. Partajăm date limitate cu următorii subprocesori, în temeiul unor acorduri de prelucrare (DPA) conforme GDPR:
- Supabase Inc. (SUA / UE) — baza de date relațională și serviciul de autentificare. Datele sunt stocate în regiunea EU (Frankfurt, AWS eu-central-1). Transfer internațional acoperit de Clauze Contractuale Standard (SCC).
- Anthropic PBC (SUA) — generarea răspunsurilor sintetizate (modelul Claude). Interogările sunt transmise Anthropic pentru inferență. Transfer internațional acoperit de SCC.
- OpenAI Inc. (SUA) — generarea vectorilor de căutare semantică (embeddings) pentru indexarea corpusului juridic și pentru căutarea în corpus: textul interogărilor este transmis OpenAI pentru a fi transformat în vector; nu primește date de cont. Transfer internațional acoperit de SCC.
- Cohere Inc. (endpoint API non-UE) — reordonarea după relevanță (rerank) a rezultatelor căutării. Primește textul interogării și pasajele-candidat din corpusul juridic (conținut normativ public); nu primește date de cont. Transfer internațional acoperit de SCC.
- Vercel Inc. (SUA) — găzduirea aplicației web și rețeaua globală de livrare (CDN / Edge Network). Transfer internațional acoperit de SCC.
- Resend Inc. (SUA) — livrarea emailurilor tranzacționale (confirmare cont, notificări). Transfer internațional acoperit de SCC.
Toți subprocesorii operează în baza propriilor politici de confidențialitate și a acordurilor DPA semnate cu Operatorul. Lista subprocesorilor poate fi actualizată — modificările materiale vor fi anunțate conform §9.
5. Cât timp păstrăm datele
- Date de cont (email, display name, preferințe): pe durata activității contului, plus 30 de zile de grație după ștergerea contului, pentru a permite recuperarea în caz de ștergere accidentală. La expirarea perioadei de grație, datele sunt anonimizate definitiv.
- Istoricul conversațiilor: 24 de luni de la creare, după care sunt anonimizate sau șterse.
- Jurnale de audit (audit_events): 24 de luni pentru securitate și conformitate. Jurnalele de audit financiar pot fi păstrate 5 ani conform obligațiilor fiscale române.
- Date tehnice (IP, user-agent, timestamp în loguri server): 30 de zile, după care sunt șterse sau anonimizate. Excepție: adresa IP din contorul lunar de întrebări de pe /intreaba se păstrează până la expirarea contorului (la 60 de zile de la începutul perioadei), după care este ștearsă automat (v. mai jos).
- Întrebările și răspunsurile de pe pagina de informare juridică (/intreaba, accesibilă cu cont): conținutul integral al întrebării și al răspunsului este păstrat 30 de zile de la momentul interogării, asociat contului dvs. și accesibil exclusiv administratorilor platformei, în scopuri de control al calității și de prevenire a abuzului, după care este șters definitiv. Înregistrările din jurnalul de audit (primele 120 de caractere ale întrebării, amprenta ei criptografică și datele tehnice despre generarea răspunsului, asociate contului) se păstrează pe durata prevăzută mai sus pentru jurnalele de audit (24 de luni).
- Contoarele pentru limitele de întrebări de pe /intreaba: rețin numai identificatorul contului, respectiv adresa IP, și numărul de întrebări din perioada curentă. Contorul lunar (perioade fixe de 30 de zile) expiră la 60 de zile de la începutul perioadei, iar contorul de protecție împotriva trimiterilor în rafală (15 minute) expiră după 30 de minute; contoarele expirate sunt șterse automat.
- Documentele încărcate în dosare (textul extras; fișierul nu este stocat): până când utilizatorul șterge documentul din dosar sau până când Operatorul îl șterge la cerere ori la încetarea acordului încheiat cu Operatorul. Ștergerea unui dosar îl arhivează și nu șterge documentele lui; ștergerea contului nu șterge încă documentele încărcate.
6. Drepturile dumneavoastră
Conform GDPR (Reg. UE 2016/679) și Legii 190/2018, aveți următoarele drepturi:
- Drept de acces (art. 15): puteți solicita o copie a tuturor datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dvs.
- Drept de rectificare (art. 16): puteți cere corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
- Drept de ștergere / „dreptul de a fi uitat” (art. 17): puteți cere ștergerea datelor dvs. Ștergerea contului este disponibilă din pagina Contul meu → Ștergere cont; datele sunt anonimizate în termen de 30 de zile calendaristice. Retenția obligatorie (jurnale de audit financiar) poate limita ștergerea completă pe durata termenelor legale.
- Drept de restricționare a prelucrării (art. 18): puteți cere limitarea prelucrării în situațiile prevăzute de GDPR.
- Drept la portabilitate (art. 20): puteți primi datele dvs. într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (JSON sau CSV).
- Drept de opoziție (art. 21): vă puteți opune prelucrării bazate pe interesul legitim al operatorului, inclusiv în scopuri de marketing direct.
- Drepturi legate de deciziile automate (art. 22): Lex Vigilans nu ia decizii automate individuale cu efecte juridice semnificative asupra utilizatorilor. Deciziile privind suspendarea contului sunt supuse revizuirii umane.
- Dreptul de a depune plângere: puteți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — dataprotection.ro.
Ștergere cont: disponibilă direct din platforma Lex Vigilans, din pagina Contul meu → Ștergere cont. Datele dvs. sunt anonimizate în 30 de zile calendaristice de la confirmare.
Pentru exercitarea oricărui alt drept, trimiteți o solicitare scrisă la office@lexvigilans.com. Răspundem în termen de 30 de zile calendaristice (cu posibilitate de prelungire cu încă 60 de zile în cazuri complexe, cu notificare prealabilă).
7. Transferuri internaționale
Mai mulți subprocesori menționați în §4 sunt stabiliți în afara Uniunii Europene — în Statele Unite ale Americii (Anthropic, OpenAI, Vercel, Resend) sau cu endpoint API non-UE (Cohere). Transferul datelor cu caracter personal către aceștia se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914, care oferă garanții adecvate conform art. 46 GDPR.
Supabase stochează datele în UE (Frankfurt); pentru componentele de asistență situate în afara UE, Supabase aplică de asemenea SCC. Puteți solicita o copie a SCC aplicabile pentru oricare subprocesor scriind la office@lexvigilans.com.
8. Cookie-uri
Fără consimțământ, Lex Vigilans folosește numai cookie-uri esențiale — necesare funcționării serviciului sau reținerii unei alegeri pe care ați făcut-o:
- Cookie de sesiune Supabase Auth — păstrează starea de autentificare între cereri. Fără acest cookie nu puteți rămâne autentificat.
- Cookie CSRF (lv-csrf) — protejează formularele împotriva atacurilor Cross-Site Request Forgery. Nu conține date personale. Valabil 8 ore.
- Cookie-uri de autentificare în doi pași (lv_2fa_ok, lv_2fa_na) — setate numai după autentificare: confirmă că al doilea factor a fost verificat în sesiunea curentă (valabil 24 de ore), respectiv că autentificarea în doi pași nu este activată pentru cont (valabil 15 minute). Conțin doar data expirării și o semnătură criptografică, fără date de identificare în clar.
- Cookie de limbă (lv_locale) — reține limba aleasă (română sau engleză) atunci când folosiți comutatorul de limbă. Valabil 1 an.
- Cookie de anunț închis (lv-banner-dismissed-…) — reține că ați închis un anunț afișat în partea de sus a paginii, ca să nu vă fie afișat din nou. Valabil 30 de zile.
Alegerea pe care o faceți în bannerul de cookie-uri este păstrată în stocarea locală a browserului (lv_consent), ca să nu vă fie cerută din nou la fiecare vizită. Cookie-ul lv_ask_id, folosit anterior pentru limita de întrebări puse fără cont, nu mai este setat și nici citit de când întrebările pot fi adresate numai dintr-un cont (9 octombrie 2026); dacă îl mai aveți în browser, îl puteți șterge fără nicio consecință.
Cu consimțământul dvs. explicit (prin bannerul de cookie-uri), folosim Google Analytics 4 și Microsoft Clarity pentru statistici agregate de utilizare. Acestea se încarcă doar după ce acceptați și pot fi refuzate fără nicio consecință. Microsoft Clarity nu este încărcat pe paginile sensibile (/chat, /dosar, /contul-meu, /intreaba); dacă ajungeți la una dintre ele din aplicație după ce Clarity a fost încărcat pe o altă pagină, pagina este încărcată integral, ca la o vizită nouă, fără Clarity. Nu folosim cookie-uri de publicitate și nu vindem date.
9. Schimbări ale acestei politici
Când modificăm această politică în mod material (de ex., adăugarea unui subprocesor nou, modificarea perioadelor de retenție, schimbarea temeiului juridic), vom:
- actualiza data versiunii cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare;
- notifica utilizatorii prin email la adresa înregistrată în cont;
- afișa un anunț vizibil la autentificarea următoare.
Versiunile anterioare ale politicii sunt disponibile la cerere la office@lexvigilans.com.
10. Contact
Pentru orice întrebare legată de această politică, pentru exercitarea drepturilor GDPR sau pentru sesizări privind prelucrarea datelor:
Dacă nu primiți un răspuns satisfăcător în termen de 30 de zile, aveți dreptul să depuneți plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro).
Pentru informații despre sistemul AI care alimentează această platformă, consultați divulgarea privind transparența AI.
Privacy Policy (English)
1. Data Controller
THE YELLOW PENCIL COMPANY SRL, Ponor nr. 21, Dumbrăvița, jud. Timiș, 307160, România (CUI 44571645, J35/2779/2021). For all data-related requests and GDPR rights: office@lexvigilans.com.
2. Data we collect
- Email address — account identifier and authentication.
- Password — stored as a bcrypt hash only; never in plaintext.
- Display name — optional; used in the UI only.
- Language preference — Romanian or English, for UI and assistant language.
- Conversation history — queries and AI responses, for session continuity and quality auditing.
- Marketing preferences — if you have opted into optional communications.
- Minimal technical data — IP address (or hash), browser type, request timestamps. Short retention (see §5).
- Questions asked on the legal-information page (/intreaba, available only from an account with a confirmed e-mail address) — every question is linked to your account. For questions that receive an answer (including a refusal), the full text of the question and the answer is kept temporarily, for quality control and abuse prevention. For every question submitted, including those stopped by the monthly limit, the audit log records, linked to the account, the first 120 characters of the question and a cryptographic fingerprint (hash) of its text that lets repeated questions be recognised; for generated answers it also records technical data about how they were produced (the corpus passages used, the sources cited, the results of the automated checks and, if the answer was regenerated, its first draft). The monthly free-question limit is enforced through counters linked to the account and to the IP address the questions are sent from. Retention periods: see §5.
- Documents uploaded to case files (dosare) — of an uploaded file (PDF, Word or text) we keep only the extracted text; the file itself is not stored. When a case file is analysed, the extracted text or fragments of it are sent to the processors in §4: Anthropic PBC, to generate the analysis, and OpenAI Inc. and Cohere Inc., as part of the search query. Retention: see §5.
We do not collect data about the identity of judges or other judicial participants. We do not collect medical or other special-category data under Art. 9 GDPR.
3. How we use data (lawful basis)
- Performance of contract — Art. 6(1)(b) GDPR: service delivery, account management, authentication.
- Legitimate interest — Art. 6(1)(f) GDPR: platform security, abuse prevention, quality control of answers (including administrator review of the temporarily retained questions and answers, see §5), anonymised quality improvement.
- Legal obligation — Art. 6(1)(c) GDPR: audit log retention, fiscal obligations.
- Consent — Art. 6(1)(a) GDPR: optional marketing communications where explicitly opted into. Withdrawable at any time.
4. Processors we share data with
- Supabase Inc. (USA/EU) — database and authentication. EU data region (Frankfurt). SCC applies.
- Anthropic PBC (USA) — synthesised answer generation (Claude). SCC applies.
- OpenAI Inc. (USA) — semantic search embedding generation, for indexing the legal corpus and for searching it: query text is sent to OpenAI to be converted into a vector; no account data. SCC applies.
- Cohere Inc. (non-EU API endpoint) — search-result reranking. Receives query text and candidate corpus passages (public legal content) only; no account data. SCC applies.
- Vercel Inc. (USA) — web application hosting and CDN. SCC applies.
- Resend Inc. (USA) — transactional email delivery. SCC applies.
5. Retention
- Account data (email, display name, preferences): account lifetime + 30-day grace period after deletion, then anonymised.
- Conversation history: 24 months from creation, then anonymised or deleted.
- Audit logs: 24 months; financial audit logs up to 5 years per Romanian fiscal obligations.
- Technical data (server IP/user-agent logs): 30 days. Exception: the IP address in the monthly question counter on /intreaba is kept until the counter expires (60 days after the start of its period) and is deleted automatically afterwards (see below).
- Questions and answers on the legal-information page (/intreaba, which requires an account with a confirmed e-mail address): the full text of the question and the answer is kept for 30 days from the query, linked to your account and accessible only to platform administrators, for quality control and abuse prevention, then permanently deleted. The audit-log entries (the first 120 characters of the question, its cryptographic fingerprint and the technical data about how the answer was produced, linked to the account) are kept for the audit-log period stated above (24 months).
- Question-limit counters on /intreaba: hold only the account identifier or the IP address and the number of questions in the current period. The monthly counter (fixed 30-day periods) expires 60 days after the start of its period and the burst-protection counter (15 minutes) after 30 minutes; expired counters are deleted automatically.
- Documents uploaded to case files (the extracted text; the file is not stored): until the user deletes the document from the case file, or until we delete it on request or when an agreement with us ends. Deleting a case file archives it and does not delete its documents; deleting the account does not yet delete uploaded documents.
6. Your rights (GDPR Art. 15–22)
- Access (Art. 15): request a copy of all personal data we hold.
- Rectification (Art. 16): request correction of inaccurate or incomplete data.
- Erasure / right to be forgotten (Art. 17): request deletion. Account deletion available from My Account → Delete account; data anonymised within 30 days. Legally-mandated retention periods may limit complete erasure.
- Restriction (Art. 18): request restriction of processing.
- Portability (Art. 20): receive your data in a structured, machine-readable format (JSON or CSV).
- Objection (Art. 21): object to processing based on legitimate interest, including direct marketing.
- Automated decision-making (Art. 22): Lex Vigilans does not take automated individual decisions with significant legal effects. Account suspension decisions are subject to human review.
- Complaint: you may file a complaint with the Romanian DPA — ANSPDCP, dataprotection.ro.
To exercise any right, write to office@lexvigilans.com. We respond within 30 calendar days.
7. International transfers
Several processors listed in §4 are based outside the EU (United States; Cohere uses a non-EU API endpoint). Transfers are covered by Standard Contractual Clauses (SCC) under Commission Decision 2021/914 (Art. 46 GDPR). Supabase stores primary data in the EU (Frankfurt). Copies of applicable SCCs are available on request.
8. Cookies
Without consent we use only essential cookies — needed for the service to work or to remember a choice you made: the Supabase Auth session cookie; the CSRF cookie lv-csrf (form protection, no personal data, 8 hours); the two-step sign-in cookies lv_2fa_ok and lv_2fa_na (set only after sign-in; they record that the second factor was verified in the current session, 24 hours, or that two-step sign-in is not enabled for the account, 15 minutes, and hold only an expiry date and a cryptographic signature, no identifier in clear); the language cookie lv_locale (the language you chose with the language switch, 1 year); and lv-banner-dismissed-… (remembers that you closed an announcement at the top of the page, 30 days). Your choice in the cookie banner is kept in the browser's local storage (lv_consent) so you are not asked again on every visit. The lv_ask_id cookie, formerly used for the limit on questions asked without an account, has been neither set nor read since questions can be asked only from an account (9 October 2026); if your browser still holds it, you can delete it with no consequence. With your explicit consent (via the cookie banner) we also load Google Analytics 4 and Microsoft Clarity for aggregate usage statistics — these load only after you accept and can be declined freely. Microsoft Clarity is not loaded on sensitive pages (/chat, /dosar, /contul-meu, /intreaba); if you reach one of them within the app after Clarity was loaded on another page, the page is loaded in full, as on a new visit, without Clarity. No advertising cookies; we do not sell data.
9. Changes to this policy
Material changes will be notified by email and announced at next sign-in, at least 30 days before taking effect. Prior versions are available on request.
10. Contact
For information about the AI system powering this platform, see our AI Transparency disclosure.